Prozessmanagement Studium und Lehre

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Warum Prozessmanagement?

Gegenstand ist das interne Qualitätsmanagementsystem der Hochschule in Studium und Lehre. Im Rahmen der Qualitätssicherung sollen die relevanten Strukturen und Prozesse dahingehend überprüft werden, ob sie das Erreichen der Qualitätsziele und die hohe Qualität der Lehre gewährleisten.

Anforderung an ein Prozessmanagement

  • Anforderung: Entscheidungsprozesse und Verantwortlichkeiten im Steuerungssystem für Studium und Lehre beziehungsweise im internen Qualitätssicherungssystem sind klar definiert und hochschulweit veröffentlicht
  • Die Grundlage für die Bereitstellung von Informationen ist die Identifikation, Dokumentation und Veröffentlichung der qualitätssichernden Prozesse in Studium und Lehre
  • Aufgabe: Identifizierung und Abbildung/Modellierung der qualitätsrelevanten Prozesse und die Veröffentlichung im Prozessportal des Wiki intern
  Grafische Darstellung Workflow Prozessmanagement Workflow Prozessmanagement
 
 

Ziele

  • Kontinuierlicher Verbesserungsprozess, kurz KVP: Kontinuierliche Qualitätssicherung und Prozessoptimierung im Kernprozess Studium und Lehre
  • Verbessertes Verständnis für Zusammenhänge in den (Teil-)Prozessen
  • Verbesserter Informationsfluss
  • Schnelle Umsetzung von Problemlösungen
  • Steigerung der Effizienz der Prozessabläufe
  • Erhöhung der Transparenz

Vorteile

  • Sicherung und Weitergabe von organisationalem Wissen durch Dokumentation
    • Unterstützung bei der Einarbeitung von neuem Personal
  • Bessere Koordination durch Klarheit über Aufgaben, zeitlichen Ablauf und Zuständigkeiten (Ansprechpersonen)
    • Erhebliche Zeitersparung
    • verbessertes Verständnis für die Abläufe anderer Abteilungen
  • Schneller Zugriff auf aktuelle Dokumente
    • zum Beispiel über Suchfunktion
  • Optimierungspotentiale erkennen
    • Schnittstellen sind klar definiert, so dass Fehler, Kommunikationsprobleme und Wartezeiten vermieden werden

Herausforderungen

  • Notwendigkeit prozessverantwortlicher Personen für jeden einzelnen Prozess
  • Mehrwert nur bei und durch Aktualität und Pflege der Prozesse
  • Sichtbarkeit und einfacher Zugriff für alle Stakeholder
  • Akzeptanz: Wesentlicher Akzeptanzfaktor ist die userfreundliche IT-Unterstützung