Informationen für Übungsleitende

 

Das Hochschulsportzentrum der RWTH ist eine Bildungs- und Serviceeinrichtung für die Aachener Hochschulen. Die wichtigsten Partner bei der Umsetzung unseres Auftrages sind die Übungsleitenden. Um die hohe Qualität unseres Kursangebotes zu halten oder sogar noch zu verbessern, finden Übungsleitende hier weitere Informationen.

 

Übungsleiterin oder Übungsleiter werden

Das Hochschulsportzentrum sucht kontinuierlich engagierte und qualifizierte Übungsleiterinnen und Übungsleiter für den Hochschulsport.

Vorstellungsgespräch

Jeder Übungsleitenden-Tätigkeit geht ein Vorstellungsgespräch mit der betreuenden Sportlehrkraft voraus. In diesem persönlichen Gespräch klärt die Sportlehrkraft über viele Fragen zur Betätigung als Übungsleitung im Aachener Hochschulsport auf. Die Zusammenfassung der wichtigsten organisatorischen Erfordernisse finden sich auf dieser Website.

Obleute System

Als gewählte Vertretende der Hochschulsporttreibenden setzen sich die Obleute ehrenamtlich für die Belange ihrer Sportart ein und bilden die Verbindung zwischen den Sporttreibenden und Übungsleitenden, dem Sportreferat (SR) und dem HSZ. Sie sind an der Planung des Sportprogramms beteiligt, betreuen die Wettkampfteams und sind Mitbestimmungsorgan im Hochschulsport.

 

Sportangebote leiten

Organisatorische Hinweise zur Leitung von Sportangeboten im Aachener Hochschulsport.

SelfService-Zugang

Sieben Tage vor Angebotsbeginn erhält die Übungsleitung einen persönlichen Link per Email. Mit diesem Link wird der SelfService-Zugang in unserem Buchsystem aktiviert. Diese Funtktion erlaubt es direkt auf die Teilnehmenden Liste zuzugreifen, Nachrichten an die Teilnehmenden zu senden und die Anzahl der Teilnehmenden für jeden Kurstermin manuell zu erfassen.

SelfService-E-Mail-Funktion

Der E-Mail-Verteiler des SelfService-Zugang ist ein offizieller Kommunikationskanal des HSZ für Übungsleitende zu ihren Teilnehmenden. Über den SelfService-Zugang sind nur Nachrichten zu übermitteln, die im direkten organisatorischen Zusammenhang mit dem Angebot stehen.

Die folgende positive Liste enthält viele Beispiele für Inhalte, die über den SelfService-Zugang kommuniziert werden können. Alle anderen hier nicht aufgeführten Inhalte bedürfen der Absprache mit der betreuenden Sportlehrkraft.

  • Kursausfall
  • Vertretungen
  • Link Gruppenchat
  • Information zur Ausrüstung
  • Lehrmaterial
  • Organisatorische Hinweise
  • Benötigtes Material
  • Treffpunkte

Selfservice Teilnahmestatistik

Bei allen Angeboten muss die Anzahl der Teilnehmenden im SelfService eingetragen werden. Die unter anderem auf dieser Grundlage erstellte Statistik ist wichtig für die zukünftige Planung des Hochschulsports. Bei rückläufiger Anzahl der Teilnehmenden in laufenden Kursen solltet Ihr bitte Rücksprache mit der betreuenden Sportlehrkraft halten.

Zugang Sportstätte

Da beim Aufsichtspersonal eine gewisse Fluktuation besteht, müsst Ihr Euch am Eingang zu den Hallen ebenfalls unaufgefordert ausweisen (Blue Card oder Semesterkarte Übungsleitende mit Lichtbildausweis). Wir bitten Euch, grundsätzlich als gutes Beispiel voranzugehen. Dies beinhaltet einen stets respektvollen, freundlichen Umgang mit dem Aufsichtspersonal und selbstverständlich das Einhalten aller Regeln, die auch für die Teilnehmenden gelten: Immer saubere Hallenschuhe dabei haben und erst in der Halle anziehen und ein Handtuch mitbringen/benutzen (falls dies für die Sportart erforderlich ist).

Wechselzeiten

Zwischen jeder Kurseinheit befinden sich jeweils fünf Minuten, die explizit eine reine Wechselzeit darstellen. Dies bedeutet, dass in dieser Zeit keinerlei Sportbetrieb (auch kein Auf- und Abbau oder Musikeinsatz) stattfinden darf. Diese Zeit dient ausschließlich dem Verlassen, beziehungsweise Betreten der Halle durch die Teilnehmenden. Es liegt dabei in Eurer Verantwortung als Übungsleitende die Teilnehmenden in diesen fünf Minuten pünktlich heraus oder herein zu bewegen. Nur so ist es möglich, dass Euch und Eurem Kurs jeweils die vollen 55, beziehungsweise 85 Minuten Kurs-Zeit zur Verfügung stehen.

Teilnahmeberechtigung und Überprüfung

Die allgemeine Zugangsberechtigung zum Hochschulsport wird von den Sportwarten und von weiteren durch uns befugte Personen regelmäßig kontrolliert. Da der Hochschulsport aber an vielen verschiedenen Standorten stattfindet, kann diese Kontrolle nie umfassend sein. Deshalb sind wir auf Eure Mithilfe angewiesen – besonders bei Kursen, die außerhalb der hochschuleigenen Sportanlagen stattfinden. Alle Übungsleitenden sind berechtigt und aufgefordert die Zugangsberechtigung zum Hochschulsport zu überprüfen.
Bei der Überprüfung immer die Vorlage eines Lichtbildausweises und die Vorlage einer gültigen Karte, eines Ausweises und eine Anmeldebestätigung erforderlich.

Vertretung

Um einen regelmäßigen Unterricht zu gewährleisten sind die Übungsleitenden verpflichtet im Krankheitsfall oder Urlaubsfall ausnahmsweise eine geeignete Vertretung zu organisieren und die betreuende Sportlehrkraft per E-Mail an info@hsz.rwth-aachen.de darüber zu informieren.

Kurzfristige Absagen - Notfallkontaktnummer

Kurzfristige Ausfälle von Übungsleitenden können telefonisch bei den Sportwarten gemeldet werden.
Diese Meldung per Telefon kann nur unter folgenden Bedingungen erfolgen:

  1. Die Absage wird erst bis zu einer Stunde vor Kurs oder Arbeitsbeginn nötig.
  2. Die Absage erfolgt außerhalb der Öffnungszeiten des Service Points.
  3. Es wurde keine Vertretung gefunden.

Die Meldung ersetzt nicht die Infomail über den SelfService an die Teilnehmenden.

Notfallkontaktnummer:         +49 151 14042585

Sportstätte:                                 Sporthalle Königshügel, Stadion Königshügel,
                                                    Sporthalle Ahornstr., Sporthalle Eckertweg, Außensportanlagen Königshügel

Notfallkontaktzeiten:              Montag bis Donnerstag: 18:30 bis 22:30 Uhr

                                              Freitag 17 bis 22:30 Uhr

                                              Wochenende und Feiertag: Ganztägig

Kursausfälle und Sperrungen

Über Hallensperrungen beziehungsweise Sportplatzsperrungen und dadurch bedingte Kursausfälle und Angebotsausfälle informieren wir per E-Mail über einen speziellen E-Mail Verteiler, in den sich die Teilnehmenden selbst eintragen müssen. Übungsleitende müssen sich in jedem Fall auch selbst in den E-Mail Verteiler eintragen und sind gebeten, in ihren Kursen die Teilnehmenden über die E-Mail Verteilerfunktion zu informieren! Der Link zum E-Mail Verteiler und alle Kursausfälle sowie Sperrungen befinden sich auf unsere Internetseite unter Sport/Ausfälle und Änderungen.

Material und Sportanlagen

Sportanlagen und Sportgeräte:

Wenn Ihr Mängel an den Sportanlagen feststellt – hierzu gehören auch unsaubere Sporthallen – meldet dies bitte umgehend Eurer betreuenden Sportlehrkraft und/oder dem zuständigen Sportwart.

Mängel melden:

Ebenso solltet Ihr über defektes Material beziehungsweise defekte Medien (Audio-Anlagen, Headset oder anderes) informieren. Nutzt hierzu bitte die gelben Aushänge in den Sporthallen. Beim Einsatz von Sport- und Spielgeräten ist es notwendig, dass Ihr die Rückgabe und Lagerung überprüft. Materialbeschaffungswünsche immer mit der betreuenden Sportlehrkraft besprechen.

 

Aufwandsentschädigung, Vertrag und Abrechnung

Die Grundlage der Tätigkeit als Übungsleitung im Aachener Hochschulsport ist der Vertrag für Übungsleiterinnen und Übungsleiter. Auf Basis dieses Vertrages wird nach Ende der Laufzeit die Abrechnung vorgenommen und die Aufwandsentschädigung überwiesen.

Aufwandsentschädigung

Der Aachener Hochschulsport hat zur Zielsetzung ein qualitativ hochwertiges und kostengünstiges Sportangebot für alle Studierenden und Beschäftigten der Aachener Hochschulen anzubieten. Hierfür suchen wir motivierte und qualifizierte Übungsleitende. Grundlage für Höhe der Aufwandsentschädigungen im Hochschulsport Aachen ist die Qualifikation. Die Struktur der Aufwandsentschädigung gliedert sich wie folgt:

 


Sporttreffs

betreuende und allgemein anleitende Funktion ohne Lehrtätigkeit. Beispielsweise Lauftreff oder Spielbetrieb Basketball; Unabhängig von Qualifikation und Vorerfahrung

6 Euro je 60 Minuten

 

 

Lern- und fähigkeitsorientierte angeleitete Angebote

Ohne formale Qualifikation und weniger als 12 Monate Übungsleitertätigkeit im Hochschulsport

9 Euro je 60 Minuten

 

Ohne formale Qualifikation

und mehr als 12 Monate Übungsleitertätigkeit im Hochschulsport

10 Euro je 60 Minuten

 

Trainerin / Trainer

Trainerin, Trainer D oder Übungsleiterin, Übungsleiter D

11 Euro je 60 Minuten

Trainerin, Trainer C oder Übungsleiterin, Übungsleiter C

12 Euro je 60 Minuten

Trainerin, Trainer B oder Übungsleiterin, Übungsleiter B und höhere Ausbildungsstufen

14 Euro je 60 Minuten

 

Lern- und fähigkeitsorientierte angeleitete Angebote mit marktseitig höherer Aufwandsentschädigung

In einigen Sportarten können Übungsleitende marktbedingt eine höhere Aufwandsentschädigung erhalten.

Besonderer Aufwand

Fällt in den Sportarten ein besonderer Aufwand an, wird dieser gesondert vergütet.


Weitere Informationen zur Aufwandsentschädigung in den Sportarten erteilt die jeweils betreuende Sportlehrkraft.

Vertrag

Für die Ausfertigung der Verträge sind Eure betreuenden Sportlehrkräfte zuständig. Änderungen der persönlichen Daten müsst Ihr bitte umgehend mitteilen. Die Verträge werden jeweils pro Kurs ausgestellt, die Vertragsdauer entspricht der Kursdauer. Wir empfehlen Euch die Verträge aufzubewahren! Dies kann im Hinblick auf eventuelle Unstimmigkeiten bei den Abrechnungen oder bei Anfragen des Finanzamtes wichtig sein.

Der Vertragspartner – die RWTH Aachen – ist verpflichtet, Eure Übungsleitenden-Aufwandsentschädigung dem zuständigen Finanzamt zu melden.

Abrechnung

Die Abrechnung Eurer Übungsleitenden-Tätigkeit erfolgt über einen schriftlichen Stundennachweis ,da es sich um eine Aufwandsentschädigung handelt. Für jeden einzelnen Kurs muss ein Stundennachweis geführt werden!

Formulardownload:

Die aktuellen Formulare könnt Ihr Euch im Downloadbereich herunterladen. Stundennachweise müssen unmittelbar nach Kursende im Service Point abgegeben, in den HSZ Briefkasten am Eingang des HSZ eingeworfen oder per E-Mail an abrechnung@hsz.rwth-aachen.de gesendet werden.

Endabrechnung:

Die Endabrechnung erfolgt nach Beendigung des Kurses und Vorlage des vollständig ausgefüllten Stundennachweises inklusive Teilnehmenden-Zahlen. Die Vorlage des Stundennachweises muss unmittelbar nach Vertragsende bis spätestens zum 15. des Folgemonats dem HSZ vorliegen, andernfalls ist eine Abrechnung nicht möglich.

Zahlungsbescheid:

Die Aufwandsentschädigung wird von der Hochschulkasse der RWTH Aachen auf Euer Konto überwiesen. Zusätzlich erhaltet Ihr von uns eine Kopie der Abrechnung per Post. Gegebenenfalls kommt von der Hochschulverwaltung ein Zahlungsavis per E-Mail. Bitte wartet bei Fragen zum Auszahlungsbetrag auf die Abrechnungskopie, denn viele Fragen beantworten sich dadurch von selbst. Anderenfalls wendet Euch bei Fragen zur Abrechnung bitte an: abrechnung@hsz.rwth-aachen.de. Bitte bewahrt die postalische Abrechnung für steuerliche oder sonstige Belange auf. Ist die an Euch gezahlte Aufwandsentschädigung in einem Jahr größer als 1.500 Euro erhaltet Ihr von der Hochschule automatisch zu Beginn des Folgejahres eine Gesamtaufstellung.

Meldung Finanzamt:

Aufwandsentschädigungen ab einer Höhe von 1.500 Euro im Kalenderjahr sind meldepflichtig und werden seitens der Hochschule automatisch dem Finanzamt gemeldet. Gleichzeitig mit der Meldung an das Finanzamt erhaltet Ihr eine Bescheinigung für Eure Unterlagen. Fehlt Euch eine Bescheinigung, so wendet Euch bitte direkt an die Kreditorenbuchhaltung der Hochschule unter: Kreditorenbuchhaltung@zhv.rwth-aachen.de. Eine Bescheinigung für Beträge unter 1.500 Euro im Kalenderjahr wird nicht erstellt.

Freibetrag:

Nach § 3 Abs. 26 EStG gilt die Vergütung von Übungsleitende als Aufwandsentschädigung und ist bis 3.000 Euro pro Jahr steuer- und sozialversicherungsfrei (Stand 2021).

 

Unfallmeldung

Sollte sich in Eurem Kurs eine Teilnehmerin oder ein Teilnehmer verletzen oder solltet Ihr Euch selbst verletzen, so müßt Ihr unbedingt die beiden unterschiedlichen Verfahren der Unfallmeldung beachten.

Unfall Teilnehmende

Bei Unfällen im angeleiteten Hochschulsport sind alle Studierenden über die Unfallkasse des Landes NRW unfallversichert; Bedienstete nur in sehr spezifischen Fällen.

Unfälle melden!

Es ist wichtig, dass die verunfallte Person einen Unfallmeldebogen (unterschiedlicher Art für Studierende und für Bedienstete) ausfüllt und binnen zwei Tagen dem Studierendenwerk Aachen zukommen lässt (Adresse siehe Meldebogen).

Unfallmeldebögen:

Unfallmeldebögen gibt es bei den Sportwarten der Sporthalle Königshügel, im Service Point des HSZ, im Sportreferat sowie als Download. Darüber hinaus besteht für alle anderen Teilnahmen keinerlei Versicherung. Deshalb ist den Teilnehmenden zu empfehlen, mögliche Restrisiken durch einen privaten Versicherungsschutz abzudecken.

Auszug aus der Ordnung für den Aachener Hochschulsport: Nach derzeitigen Stand sind Studierende der RWTH Aachen sowie der FH Aachen über die Unfallkasse des Landes NRW unfallversichert, soweit sie an Veranstaltungen teilnehmen, die innerhalb des organisierten Übungsbetriebes des HSZ während festgesetzter Zeiten und unter Leitung eines/einer bestellten Übungsleiters/Übungsleiterin stattfinden. Unfallmeldungen sind binnen drei Tagen zu melden. Meldeformulare sind bei den Sportwarten im Sporthallenkomplex Königshügel, über das Internetportal des HSZ, im Service Point des HSZ und im Sportreferat erhältlich. Beschäftigte der RWTH Aachen sind bei der Teilnahme am Hochschulsport nur dann gesetzlich unfallversichert, wenn Veranstaltungen ausschließlich für Bedienstete der RWTH ausgeschrieben sind und eine unmittelbare Anbindung an die tägliche Arbeitszeit aufweisen (Wochenendveranstaltungen und Extra-Touren sind ausdrücklich ausgenommen). Bei Beamtinnen und Beamten gilt üblicherweise ein Unfall im Rahmen des Hochschulsports nicht als Dienstunfall. Es besteht kein Anspruch auf Unfallfürsorge. Ein privater Versicherungsschutz wird daher allen Beschäftigten dringend empfohlen. Soweit Unfälle im Rahmen des Bedienstetensports entstehen, sind diese der Sicherheitsabteilung der RWTH umgehend mitzuteilen. Für alle nicht unter 9.5 und 9.6 aufgeführten Personen besteht keine Unfallversicherung. Ein privater Versicherungsschutz wird daher dringend empfohlen. Hinweis: Die Ausführungen zum Unfallversicherungsschutz sind unverbindlich, da hier die Zuständigkeit der Unfallkasse NRW gegeben ist.

Unfall Übungsleitung

Im Falle eines Sportunfalls im Rahmen der Übungsleitertätigkeiten im Aachener Hochschulsport nehmt bitte Kontakt zum Sportreferat der Studierendenschaft an der RWTH und FH Aachen auf. Das Sportreferat hat eine Unfallversicherung für Übungsleitende abgeschlossen. Unfälle im Rahmen der Übungsleitertätigkeiten sind nicht über die Landesunfallkasse versichert.

Das HSZ kooperiert mit der Klinik für Unfall- und Wiederherstellungschirurgie im UK Aachen. Im Rahmen dieser Kooperation möchten wir Euch auf das Leistungsspektrum der Sektion Sporttraumatologie und minimal-invasive Gelenkchirurgie hinweisen. Die Klinik bietet spezielle Sprechstunden im Bereich Sportverletzung an. Einen Überblick über das Angebot sowie die Kontaktmöglichkeiten sind auf dem Flyer zusammengefasst.

 

Fortbildung

Die Fortbildung unserer Übungsleitenden liegt uns am Herzen, daher unterstützen wir Euch bei dem Erwerb und der Verbesserung hochschulsportbezogener Handlungskompetenzen und sogenannter Softskills.
Für konkrete Fortbildungsvorhaben setzt Euch bitte mit der zuständigen Sportlehrkraft in Verbindung.

Bezuschussung von Fortbildungen

Förderungsgrundsätze

Die Förderung von Fortbildungsmaßnahmen soll der weiteren Qualifizierung der Übungsleitenden und damit der Absicherung der Qualität von Hochschulsportveranstaltungen dienen. Übungsleiterinnen und Übungsleiter sollen bei der Verbesserung hochschulsportbezogener Handlungskompetenzen und sogenannten Softskills unterstützt werden. Es werden keine Maßnahmen gefördert, die in der Folge zu einer höheren Aufwandsentschädigung führen. Das Hochschulsportzentrum stellt für die Bezuschussung von Fortbildungen von Übungsleitenden pro Jahr einen Betrag in seinen Haushalt ein. In der Zeit vom 1. Januar bis 30. Juni eines Jahres können maximal 50 Prozent des Budgets, in der zweiten Jahreshälfte maximal der restliche, verfügbare Betrag verausgabt werden. Jede Übungsleiterin und jeder Übungsleiter erhält höchstens zweimal pro Jahr einen Zuschuss für eine hochschulexterne Bildungsmaßnahme.

Antrag

Der Antrag auf Bezuschussung der Teilnahme an einer Fortbildungsmaßnahme ist schriftlich im Hochschulsport Service Point oder direkt bei der betreuenden Sportlehrkraft einzureichen. Das Antragsformular kann auf unserer Webpage unter Hochschulsportzentrum/Informationen für Übungsleitende/Downloads heruntergeladen werden. Dem Antrag muss stets die Ausschreibung der Veranstaltung beiliegen.

Frist

Es wird empfohlen, den schriftlichen Antrag so früh wie möglich zu stellen. Es können auch Anträge nach einer erfolgreich absolvierten Maßnahme gestellt werden, jedoch muss der komplette Antrag mit allen Belegen spätestens sechs Wochen nach der Maßnahme eingereicht werden.

Umfang der Bezuschussung

Die Entscheidung über eine Bezuschussung treffen die betreuende Sportlehrkraft und der Leiter des Hochschulsportzentrums. Die Bezuschussung bezieht sich nur auf die als Lehrgangsgebühren ausgewiesenen Kosten. Kosten wie beispielsweise für die Unterkunft, Fahrt oder Verpflegung werden nicht erstattet. In der Regel können 50 % der Lehrgangskosten, jedoch maximal ein Betrag in Höhe von 75 Euro erstattet werden.

Bildungsangebote adh, LK NRW: Für Fortbildungsangebote des allgemeinen deutschen Hochschulsportverbandes oder der Landeskonferenz für den Hochschulsport NRW gilt eine Sonderregelung. Für diese Bildungsangebote können 100 Prozent der Lehrgangsgebühr jedoch maximal 100 Euro erstattet werden.

Erstattung

Bewilligte Zuschüsse werden sechs Monate nach erfolgreicher Teilnahme an der Fortbildung, an aktive Übungsleitende des HSZ ausbezahlt. Alle anfallenden Kosten müssen anhand von Originalquittungen mit Stempel oder Kontoauszug sowie Originalrechnungen am Ende der Maßnahme belegt werden. Bei Nichtteilnahme werden anfallende Kosten vom Antragsteller getragen.

 

Erste Hilfe

Übungsleitende des Hochschulsports in Aachen sind verpflichtet, eine mindestens acht Unterrichtseinheiten umfassende Ausbildung zum Ersthelfenden nachzuweisen.

Kursangebote

Die Anmeldung zu diesen Kursen ist ausschließlich Übungsleitenden des HSZ vorbehalten!
Erste Hilfe Kurse des HSZ

Ersatznachweise

Die Ausbildung zur Rettungssanitäterin oder zum Rettungssanitäter wird anerkannt, darf jedoch nicht länger als zwei Jahre zurückliegen. Falls die Ausbildung länger als zwei Jahre zurückliegt, müssen Fortbildungsmaßnahmen nachgewiesen werden. Häufiger Einsatz an Hilfsmaßnahmen bei Veranstaltungen ist nicht ausreichend.

Bei Medizinstudierenden wird das Pflichtpraktikum während des Studiums ebenfalls anerkannt, wenn es nicht länger als zwei Jahre zurückliegt.

 

Sondernutzung Sportanlagen

In besonderen Fällen wie Wettkampfvorbereitung, Proben für Auftritte oder Fortbildung für Übungsleitende können Sie nach Absprache mit der betreuenden Sportlehrkraft auch Termine zusätzlich zum regulären Hochschulsportprogramm Ihrer Sportart beantragen. Diese spezielle Belegung ist entgeltfrei. Veranstaltungen, die länger als zwei Stunden dauern, sind per Antragsformular zu beantragen.

 

Eigene Veranstaltungen

Wenn eine Sportart die Ausrichtung einer eigenen Hochschulsportveranstaltung plant, ist eine frühzeitige Abstimmung mit der verantwortlichen Sportlehrkraft erforderlich. Das Event muss mindestens sechs Monate vor dem geplanten Termin, spätestens aber bis zum 31. Juli des Vorjahres schriftlich beim Hochschulsportzentrum und dem Sportreferat mit dem entsprechenden Antragsformular beantragt werden.

 

Mitbestimmungsorgane

Als Mitbestimmungsorgane im Hochschulsport gelten die Obleute und das gemeinsame Sportreferat der RWTH und FH Aachen.

 

ASS-Car Sponsoring

Seit Oktober 2005 können Übungsleitende des Aachener Hochschulsports durch eine Kooperation des adh mit der Firma ASS bei dieser stark vergünstigt Autos leasen. Mehr dazu können Sie im Dokument ASS Fahrzeug-Sponsoring für den Hochschulsport nachlesen. Die aktuellen Preise sowie den Antrag finden Sie auf den Seiten der Firma ASS. Beim Antrag müssen Sie unter „Sportart/Berufsverband“ die Option „adh“ und bei „Funktion I“ die Option „Übungsleiter“ auswählen!